Cargar una venta
«Nueva venta» abre la ficha con los datos más probables ya puestos: tipo, letra, punto de venta, fecha, provincia, condición, tipo de documento, concepto y alícuota salen del último comprobante cargado en el período (o de la empresa, si es el primero), y el número es el siguiente. Lo que hay que tipear es el cliente y los importes.
La ficha está dividida en zonas:
Comprobante
«Tipo de comprobante»: los tipos del estudio, con su código corto (FA, NC, ND, TF…). Al cambiarlo se vuelven a proponer la letra y el número.
«Fecha» la de emisión; tiene que caer dentro del período, salvo que el comprobante se cargue como fuera de rango desde la importación.
«Letra»: la propone el sistema según la condición de la empresa y la del cliente (A a inscriptos y monotributistas, B a consumidor final o exento, C si la empresa es monotributo o exenta, X para un certificado de retención). Se puede cambiar dentro de las que el tipo admite, pero una B nunca es a un responsable inscripto: si ARCA obliga a hacerle B a un inscripto (por ejemplo, porque no paga el IVA), el comprobante va con la condición Consumidor Final.
«Punto de venta» y «Número»: el número propuesto es el siguiente al último de esa letra en el período. «Número final (lote)» sirve para cargar un rango de tiques como un solo comprobante.
«Moneda» y «Cotización»: ver Comprobantes en otra moneda.
«CAE» y «Vencimiento del CAE»: el código de autorización electrónico del comprobante y su vencimiento. Los importadores los traen solos.
«Vence el» aparece sólo si la empresa lleva cuentas corrientes: es el vencimiento de pago del comprobante. Se propone con los días de pago del cliente, o los de la empresa; los comprobantes importados lo toman igual.
Cliente
«CUIT»: al salir del campo, si el cliente existe en el padrón se completan el nombre, la condición, la provincia, el tipo de documento y las cuentas. Si no existe, se escribe el «Nombre» y el comprobante queda con ese cliente ocasional sin crear la ficha.
«Buscar cliente por nombre o CUIT»: tipeá y elegí de la lista. La lupa de al lado abre la lista entera de clientes de la empresa, que se acota mientras se tipea la razón social o el CUIT: las flechas la recorren y doble clic, Enter o «Seleccionar» elige. «Nuevo» (o «Nuevo cliente» desde la lupa) abre la ficha del cliente sin salir del comprobante y lo deja elegido.
«Condición frente al IVA», «Provincia», «Tipo de documento» (con consumidor final sin dato queda «sin identificar»; con DNI, DNI; el resto, CUIT).
«Tipo de operación», «Actividad» (cuál de las cinco de la empresa), «Rubro» y «Concepto» (productos, servicios o ambos): lo que después separan el F2002 y el IVA Simple.
«Ingresos brutos del cliente»: obligatorio sólo en un certificado de retención.
Campos auxiliares
Sólo si la empresa definió alguno para ventas. Ver Campos auxiliares.
Importes gravados, por alícuota
Una línea por alícuota, cada una con su neto gravado, su IVA y sus percepciones. Ver Los importes: el total primero y Más de una alícuota y percepciones.
Totales del comprobante
«TOTAL del comprobante», «Exento», «No gravado», «Impuestos internos» y «Otros tributos» (los tributos que no son IVA ni percepciones, que ARCA informa aparte). Debajo, el cuadre: el total, la suma de los importes y la diferencia. Con diferencia mayor a 0,50 el comprobante no se guarda.
Asiento contable
«Mostrar las cuentas de la cabecera y de cada línea» despliega las cuentas del asiento (total, exento, no gravado, impuestos internos, debe y haber, y las de neto e IVA de cada línea), propuestas desde el cliente o desde la empresa. Ver Las cuentas del asiento.
Guardar
«Guardar» valida y graba. Con «Seguir cargando» tildado la ficha queda abierta para el siguiente (ver Seguir cargando).
No me deja guardar
«El comprobante ya existe»: la misma letra, punto de venta y número ya está cargada en algún período de la empresa; el aviso dice en cuál.
«El comprobante no cuadra»: la suma de neto, IVA, percepciones, exento, no gravado, internos y otros tributos difiere del total en más de 0,50. Revisá el cuadre debajo de los totales.
«La fecha está fuera del período»: la fecha no cae entre las del período activo.
«El período está cerrado»: hay que reabrirlo desde Períodos.
«Letra no admitida»: el tipo de comprobante no admite esa letra (un tique Z sólo Z, una liquidación A sólo A).
«Una factura B nunca es a un responsable inscripto»: la venta es B y su condición es Responsable Inscripto. Poné la que corresponde: consumidor final, monotributo o exento. La ficha del cliente no cambia.
Si el período del comprobante ya se exportó a Visual Conta, la ficha lo avisa arriba con el número de asiento. Se puede cambiar igual: después hay que volver a exportar el período para que Conta quede igual. Vale lo mismo para las compras.