Cobros y pagos a Visual Conta

Con la cuenta corriente encendida, la exportación manda también los cobros y los pagos: es lo que cancela en Visual Conta las cuentas por cobrar y por pagar que las ventas y las compras abrieron. El asiento de un cobro es Debe el medio con que se cobró / Haber la cuenta del cliente; el de un pago, el espejo: Debe la cuenta del proveedor / Haber el medio con que se pagó.

La cuenta de cada medio

Lo único que hay que configurar, una vez por empresa: en la ficha de la empresa, dentro de «Asiento contable (exportación a Visual Conta)», el bloque «Cobros y pagos: la cuenta de cada medio». Cada medio tiene dos cuentas, una para cuando entra («al cobrar», va al Debe) y otra para cuando sale («al pagar», va al Haber): el efectivo va a Caja en los dos sentidos, pero el cheque recibido va a «Valores a depositar» y el cheque emitido al banco; la retención sufrida es un activo y la practicada, un pasivo a depositar. Se eligen del plan con el mismo selector y el mismo cotejo contra Visual Conta que las cuentas fijas, y se guardan con «Guardar las cuentas de los medios».

• La nota de crédito no es un medio de cobro ni de pago: se aplica en el recibo, contra la factura que cancela, y va contra la propia cuenta del cliente o proveedor. Ya acreditó al tercero cuando se exportó como comprobante; contarla otra vez la descontaría dos veces.

• Un medio sin cuenta no frena nada: lo cobrado o pagado con él queda fuera del asiento, y la vista previa lo muestra en la lista de importes que no entran, con el recibo y el motivo. Control de cuentas antes de exportar a Conta controla también estas cuentas.

Un asiento por período o uno por recibo

Lo elige cada empresa en su ficha, en la sección «Cuentas corrientes»: «Cobros y pagos a Visual Conta» ofrece «Un asiento por período (resumido o por cliente/proveedor)» o «Un asiento por recibo». No conviven: es uno u otro para esa empresa.

• Por período: en «Exportar a Visual Conta» se elige el libro «Cobranzas (cuenta corriente de clientes)» o «Pagos (cuenta corriente de proveedores)» —entran los recibos con fecha dentro del período; un cobro de abril de una factura de marzo sale con abril— y el modo: resumido, los medios contra la cuenta fija de deudores o de proveedores; o por cliente/proveedor, cada cobro contra la misma cuenta que recibió el comprobante que cancela (si la venta fue a la subcuenta del cliente, el cobro va ahí, y la subcuenta se cancela) y lo cobrado a cuenta contra la cuenta del cliente. El título por defecto es «Asiento IVA Cobranzas - » o «Asiento IVA Pagos - » y el nombre del período, y el resto —vista previa, descartes, reemplazar— es igual que con ventas y compras.

• Por recibo: la vista previa lista un asiento por cada recibo del período, con la fecha del recibo y su número en el título («Cobranza Nº 00000012 - Cliente»); cada uno se abre para ver sus líneas. «Exportar a Visual Conta» los manda uno por uno y «Resultado» dice qué pasó con cada uno: creado, ya existía, rechazado por Visual Conta o salteado (no cuadra, sin importes). Los que ya están en Conta se reemplazan en el lugar si se marca «Reemplazar los asientos que ya existen en Visual Conta»; un recibo que no cuadra se saltea salvo que se marque mandarlo igual.