Clientes y proveedores repetidos
Una base que viene del escritorio puede traer el mismo cliente o proveedor dos o más veces en una empresa —el CUIT cargado una vez con guiones y otra sin ellos, o la copia de un tercero global a una empresa que ya lo tenía— y fichas con una cuenta del plan de otra empresa del estudio. Con fichas repetidas, la ficha de la venta o de la compra toma la más vieja, y de ésa salen la cuenta del asiento y las cuentas de exportación; con una cuenta de otra empresa, el asiento va a una cuenta que en el plan de ésta no existe.
Cuando pasa, la grilla de «Clientes» o de «Proveedores» lo avisa arriba, con el enlace «Revisar y corregir». La revisión es de la empresa elegida en la barra superior; el mismo CUIT en otra empresa es normal y no cuenta.
Qué muestra
«CUIT repetidos» y «Fichas de más»: cuántos números están en más de una ficha y cuántas fichas sobran.
«Para decidir»: los grupos en que las fichas tienen dos cuentas distintas del plan de esta empresa.
«Con cuenta de otra empresa»: las fichas cuya cuenta es del plan de otra empresa del estudio.
Qué ficha queda
La que tiene una cuenta del plan de esta empresa; si ninguna tiene, la más vieja. Una cuenta de otra empresa no cuenta como opción: es un error. Lo que le falta a la que queda —domicilio, teléfono, localidad, provincia, código postal, ingresos brutos, días de pago, rubro— se completa con las otras, sus cuentas de exportación pasan a la que queda, y las otras se borran.
Debajo de cada grupo se lee lo que va a pasar antes de apretar nada: qué ficha queda, con qué cuenta, qué se completa y de cuál, y qué se borra. Con «Ficha» se abre cualquiera de las fichas para mirarla.
Los que se fusionan solos
En «Se fusionan con la propuesta» no hay nada que decidir: el grupo tiene a lo sumo una cuenta del plan. Cada grupo tiene su casillero y arrancan todos elegidos, salvo los de un CUIT que no cierra su dígito verificador —el número inventado de un consumidor final, por ejemplo—, que puede juntar a personas distintas: miralo antes de elegirlo. En la columna «Queda» se puede conservar otra ficha que la propuesta; la cuenta del plan del grupo queda igual. Después, el botón de la cabecera del cuadro.
Los que hay que decidir
En «Para decidir», elegí en «Queda» la ficha cuya cuenta es la correcta —sólo se puede elegir entre las que tienen una cuenta del plan— y «Fusionar conservando la elegida». Es una decisión contable: si no está clara, dejá el grupo como está.
Las cuentas de otra empresa
En «Con cuenta de otra empresa», la columna «Qué se hace» dice qué se propone: la cuenta de esta empresa con el mismo código o, si el plan no lo tiene, quitar la cuenta. Sin cuenta, la ficha del comprobante propone las cuentas de exportación del tercero o las fijas de la empresa. Cuando el código coincide pero el nombre no, la fila lo marca y no arranca elegida: fijate que sea la misma cuenta.
Las fichas repetidas que además tienen una cuenta de otra empresa aparecen en este cuadro después de fusionar: primero se decide qué ficha queda.
Qué no cambia
Los comprobantes: llevan el nombre y el CUIT copiados, no apuntan a la ficha.
Las copias de un tercero global en las otras empresas del estudio: la fusión toca sólo esta empresa.
Cada fusión y cada corrección quedan en «Auditoría (log)» de «Configuración»: qué ficha quedó, cuáles se borraron y qué cuentas cambiaron.