Cada mes: de los comprobantes a la presentación
Con la empresa andando —su período, su clave fiscal, la primera liquidación hecha—, cada mes es el mismo camino. Si la empresa todavía no llegó hasta acá, ver Camino 1: cliente nuevo o Camino 2: cliente que viene del escritorio.
1. El período del mes
Con la importación automática encendida, el bot crea el período al traer los comprobantes del mes; si no, «Períodos» → «Nuevo período». Dejalo activo: doble clic en la lista, o el selector de la barra superior.
2. Traer los comprobantes del mes
Tres caminos, que se combinan según lo que ARCA tenga de cada comprobante:
Con el bot. Si la empresa tiene la clave fiscal y la importación automática encendida, las ventas y las compras llegan solas cada noche, y al entrar al sistema la ventana «Novedades del bot de ARCA» dice qué entró. Para no esperar a la noche: «Traer ahora» en «Importación automática». Ver La actividad del bot.
Con un archivo de ARCA. En «Importar comprobantes», con el «Origen» en «Mis Comprobantes (ARCA)», dos veces: con el archivo de «Emitidos (ventas)» y con el de «Recibidos (compras)». «Analizar el archivo», revisá la grilla y «Guardar importación». Ver Cómo funciona la importación.
A mano, o de otros archivos. Lo que ARCA no tiene —los tiques del controlador fiscal (se importan de sus archivos, ver Controlador fiscal (.pem)), las liquidaciones— se carga en «Ventas» y «Compras» con «Nueva venta» y «Nueva compra». Ver Cargar una venta.
En una liquidación o una cuenta de venta y líquido producto (códigos 033, 058, 059, 060 y 063), la ficha de compra suma la sección «Corredor o consignatario». Se completa sólo si intervino uno; vacía, el Libro de IVA Digital informa la CUIT de la empresa y la comisión en cero. Ver Cargar una compra.
Los despachos de importación no se cargan con «Nueva compra»: van con «Nuevo despacho», en «Compras», una ficha guiada con los conceptos de la liquidación del SIM. Ver Cargar un despacho de importación.
Un comprobante que ya está cargado no entra dos veces, venga por donde venga: el mismo mes se puede importar más de una vez y lo repetido queda afuera.
3. Revisar lo que entró
En «Ventas» y «Compras», el filtro «sólo para revisar» deja los comprobantes que la importación no pudo resolver del todo —la condición frente al IVA de un CUIT que ARCA no informa, por ejemplo—. Abrirlos, corregir y guardar les saca la marca. Ver Los comprobantes para revisar.
«Retenciones y percepciones de ARCA» muestra lo que los agentes informaron: las retenciones de IVA ya quedaron como certificados de retención en Ventas, y las percepciones se cotejaron con las compras —la compra que no la tiene cargada quedó marcada para revisar—. Ver Retenciones y percepciones de ARCA.
Para un control a ojo, los libros: en «Informes», el Libro de IVA Ventas y el de Compras, en pantalla o en PDF.
4. Liquidar
«Liquidación de IVA» (sección Organismos), con la empresa y el período en la barra superior: el débito y el crédito fiscal salen solos de los comprobantes.
«Saldos del período anterior»: el saldo técnico y el de libre disponibilidad del mes anterior se proponen de la DDJJ del mes anterior presentada en ARCA, que el bot ya leyó; si ARCA todavía no la tiene, de la liquidación guardada del mes anterior.
Las retenciones y percepciones se proponen según ARCA, con las de los comprobantes al lado como control. El crédito por contribuciones patronales (desde el F931 de Sueldos) y el pago a cuenta del ITC, si corresponden, se proponen solos; «Agregar un pago a cuenta» suma cualquier otro.
«Guardar». «Imprimir el papel de trabajo» arma la hoja con la determinación y los pagos a cuenta.
Cada renglón está explicado en De dónde sale cada importe de la liquidación.
5. Presentar en ARCA
La declaración jurada se presenta en el portal de ARCA: el sistema prepara lo que hace falta y nunca presenta nada por su cuenta.
Si el libro se sube desde archivo: en «Libro IVA Digital», el botón Exportar ventas (o compras) genera los archivos para el portal IVA, y «Comparar con el Libro de IVA Digital» muestra lo que ARCA ya tiene, para subir sólo lo que falta. Ver Subir el libro al portal de ARCA.
Si el período tiene despachos de importación, el .zip de compras trae además LIBRO_IVA_DIGITAL_IMPORTACION_BIENES_CBTE y LIBRO_IVA_DIGITAL_IMPORTACION_BIENES_ALICUOTA. Se suben en la pestaña «Impor. de Bienes» del portal, no en la de compras: si no, los despachos quedan afuera de la declaración. Ver Cargar un despacho de importación.
La liquidación impresa es el papel de trabajo para cargar o controlar la DDJJ en el portal, renglón por renglón.
Presentada la DDJJ, en la liquidación: «Guardar como presentada».
6. Controlar y cerrar el período
La corrida siguiente del bot lee la DDJJ presentada (o, a demanda, «Traer de ARCA» en «DDJJ presentadas en ARCA»), y la liquidación suma las columnas «Presentada en ARCA» y «Diferencia»: lo que no coincide queda en rojo.
Con todo en orden, en «Períodos», el menú «⋯» del período → «Cerrar período»: sobre un período cerrado ya no se cargan ni se modifican comprobantes. La liquidación, en cambio, se puede seguir corrigiendo y guardando. Ver Cerrar y reabrir un período.