Registrar un cobro o un pago
«Nuevo cobro» (en clientes) o «Nuevo pago» (en proveedores) abre el recibo, con el tercero elegido en la grilla si había uno. Un recibo tiene tres partes: la cabecera, los medios con que se cobró o pagó, y a qué comprobantes se aplica.
«Fecha», «Número» (propone el siguiente al más alto), el «CUIT» del tercero —al salir del campo se completa el nombre y se traen sus comprobantes pendientes— o la lupa al lado del nombre para elegirlo de la lista, y «Observaciones» si hace falta.
Los medios: en cada renglón el «Medio» (efectivo, transferencia, cheque… del catálogo del estudio), el importe, «Referencia» y «Banco»; los cheques piden además la «Fecha de pago». El «Importe» del recibo se completa solo con la suma de los medios. Si se tipea primero el importe, «Agregar medio» propone lo que falta, y un aviso dice si faltan o sobran.
Las imputaciones: la lista de comprobantes pendientes del tercero con su «Vence», su total y su «Pendiente»; en «Se aplica» va cuánto del recibo corresponde a cada uno. «Aplicar» pone lo que quede libre sin pasarse del pendiente; «Aplicar a los más viejos» reparte el importe del más viejo al más nuevo. Lo que sobra queda «A cuenta» y aparece como saldo a favor. Los saldos iniciales del tercero aparecen en la lista como «Saldo inicial · …».
«Guardar». Si algo falta, al lado del botón se dice qué.
Las notas de crédito no son un medio de cobro: se aplican en «Se aplica», junto a la factura que cancelan, y la ficha les pone el signo negativo sola. Un recibo puede aplicar 605 a una factura y −242 a una nota de crédito del mismo cliente: netea en 363, que es lo que entró. Para anular una factura con su nota de crédito sin que entre plata, se aplican las dos y el recibo queda con importe cero: es una compensación.
Un comprobante que tiene algo cobrado o pagado no se puede borrar —ni con «Borrar todos los comprobantes del período»—, y al editarlo no se le puede cambiar el CUIT ni el tipo por uno que reste, ni bajar el total por debajo de lo cobrado. El mensaje dice qué recibo lo tiene: primero se quita esa aplicación.
El recibo no pertenece a un período: cerrar marzo no impide registrar en abril el cobro de una factura de marzo. Para corregir uno, «Abrir» desde la lista o desde el extracto. Si se cierra la ficha con cambios sin guardar, pregunta antes.
Si el recibo ya se exportó a Visual Conta —en el asiento de cobros y pagos de su período, o en uno propio—, la ficha lo avisa arriba con el número de asiento, y la confirmación de borrarlo también lo dice. Se puede cambiar igual: después hay que volver a exportarlo para que Conta quede igual (ver Cobros y pagos a Visual Conta).