Cada mes: el asiento de IVA a Visual Conta
Con la empresa conectada —emparejada, con su plan y sus cuentas del asiento—, cada mes es el mismo camino. Si todavía no llegó hasta acá, ver Integración, camino 1: estudio nuevo o Integración, camino 2: estudio que viene del escritorio.
1. Cuándo exportar
El asiento resume los comprobantes que el período tiene en el momento de exportarlo, así que conviene exportarlo con el período completo: después de liquidar el IVA, por ejemplo. Si después se carga o se corrige algo, se vuelve a exportar y el asiento se reemplaza (paso 4).
2. Exportar las ventas y las compras
En «Exportar a Visual Conta» (sección Comprobantes), en «Qué exportar», arriba de todo, «Empresa de Visual Conta»: a qué empresa de Visual Conta va el asiento. Viene la emparejada; si hay que cambiarla, se elige ahí mismo y el sistema pide confirmación, porque cambia el emparejamiento de la empresa —el mismo de su ficha— también para los próximos asientos. Si la empresa también está en Visual Conta y el asiento va a otra, un aviso lo dice, con un botón para mandarlo a la misma.
El «Período» —viene el activo—, el «Libro» en «Ventas» y el «Modo del asiento» (ver más abajo).
«Fecha del asiento»: si queda vacía, la vista previa pone el último día del período. Es la que decide en qué ejercicio de Visual Conta entra el asiento: al lado dice cuál, o en rojo que esa empresa no tiene un ejercicio que contenga la fecha. «Título del asiento»: por defecto, «Asiento IVA Ventas - » y el nombre del período.
«Vista previa del asiento», y mirá:
«Diferencia» y «Descartado» en cero: el asiento cuadra y no quedó ningún importe afuera.
«Visual Conta»: la empresa y el ejercicio que lo reciben. Si dice «no disponible», debajo está el motivo: la empresa sin emparejar, sin un ejercicio que contenga la fecha, o con el ejercicio bloqueado.
Que no haya nada en «Visual Conta va a rechazar estas cuentas».
«Exportar a Visual Conta». «Resultado» dice con qué número quedó creado, en qué empresa de Visual Conta y en qué ejercicio. Allá aparece en la lista de asientos de esa empresa, con la marca de que viene de Visual IVA.
Lo mismo con el «Libro» en «Compras».
Resumido o por cliente/proveedor
Resumido: un asiento con las cuentas de la empresa, con la suma del período de cada importe contra su cuenta. Es el del estudio que lleva en Visual Conta una cuenta de deudores y una de proveedores.
Por cliente/proveedor: una línea por cada cuenta que tienen los comprobantes. Si los clientes o proveedores tienen sus propias cuentas de exportación, sale una línea por cada uno: es el del estudio que lleva una subcuenta por cliente o proveedor.
El modo se elige en cada exportación; para la misma empresa conviene usar siempre el mismo.
3. Los cobros y los pagos
Si la empresa lleva cuentas corrientes, el «Libro» ofrece también «Cobranzas (cuenta corriente de clientes)» y «Pagos (cuenta corriente de proveedores)»: entran los recibos con fecha dentro del período. Si la empresa exporta «Un asiento por recibo», la vista previa muestra uno por recibo y la exportación los manda todos juntos. Ver Cobros y pagos a Visual Conta.
4. Si algo cambia después de exportar
Cada período y libro se exporta una vez: si ya está en Visual Conta, la vista previa lo avisa con su número y la exportación no crea otro. Para rehacerlo, tildá «Reemplazar el asiento que ya existe en Visual Conta» y exportá: queda el mismo asiento, con el mismo número y el detalle nuevo. Ver Volver a exportar un período.
Si no cuadra, los importes que quedaron afuera se listan con su comprobante y su motivo: se les carga la cuenta y se vuelve a la vista previa. Se puede mandar igual, tildando «Mandarlo aunque no cuadre»: queda en Visual Conta marcado como no balanceado. Ver Asientos que no cuadran.
Al abrir un ejercicio nuevo en Visual Conta, una vez: «Controlar las cuentas» con una fecha del ejercicio nuevo y, si allá se agregaron o renombraron cuentas, «Importar de Visual Conta» en «Plan de cuentas» con ese ejercicio.